Tips Memimpin Rapat Dengan Baik

Wednesday, February 13th 2013. | Aneka Tips

Kali ini, blog pak-sodikin.com memposting sebuah tema ringan tetapi menarik. Posting itu saya beri judul “Tips Memimpin Rapat Dengan Baik”. Topik ini menjadi sangat penting karena rapat yang bertele-tele adalah rapat yang tidak baik, membosankan, dan tidak efisien.

Berdasarkan pengalaman dan pengamatan ketika mengikuti rapat di berbagai tempat, ada berbagai macam model dan cara rapat. Ada rapat yang cepat selesai dengan agenda dan materi rapat yang jelas, tetapi ada juga raat yang sangat bertele-tele dan selesainya pun sangat lama. Untuk yang terakhir, rapat tidak mempunyai agenda dan materi rapat yang jelas. Hasil rapatnya pun pasti berbeda. Rapat dengan agenda yang jelas maka prosedur rapatnya cenderung sangat sistematis dan hasilnya pun jelas. Sementara rapat dengan agenda dan materi rapat yang tidak jelas maka suasana rapat menjadi tidak sistematis, overlap, bertele-tele, membosankan dan tidak jelas kapan tuntasnya. Sehingga sangat jauh untuk disebut sebagai rapat yang baik.

Satu hal lagi, dengan mendasarkan pada pengalaman dan pengamatan, tidak semua pimpinan (meskipun orang pandai) dapat memimpin rapat dengan baik. Kepandaian seseorang, jabatan yang tinggi serta status sosial yang baik tidak serta merta menjamin mereka mahir dalam memimpin rapat. Dalam kehidupan saya, ada dua orang teman dalam kategori ini. Dua orang teman saya ini adalah pimpinan di sebuah kantor, berpendidikan tingkat lanjut (S2 dan S3), intelek dan berstatus sosial tinggi. Tetapi dalam memimpin rapat, mereka terhitung tidak mahir. Tiap kali memimpin rapat maka selalu bertele-tele, tidak selesai-selesai, ovelap antara satu materi rapat dengan materi rapat yang lain, dan seperti debat kusir.

Maka berdasarkan pengalaman dan pengamatan itu, tidak semua pimpinan dapat memimpin rapat dengan baik. Bahkan dapat dikatakan, mereka bukanlah pemimpin rapat yang baik.

Tips Memimpin Rapat Dengan Baik

Agar dapat memimpin rapat dengan baik, maka harus memperhatikan tipsnya. Ada beberapa hal penting yang harus diperhatikan oleh pemimpin rapat. Memperhatiikan hal-hal penting tersebut adalah untuk menghindari rapat yang bertele-tele dan membosankan. Agar rapat menjadi efisien, berhasil dan berstatus sebagai rapat yang baik, maka pemimpin rapat hendaknya memperhatikan hal-hal sebagai beriut :

  1. Buatlah agenda rapat yang rinci dan jelas
  2. Tentukan prioritas pembahasan dari yang paling penting
  3. Bahaslah satu persatu setiap materi rapat secara urut berdasarkan prioritas yang telah ditentukan
  4. Benar-benar memfokuskan pembahasan pada materi rapat agar tidak melebar dan menyimpang
  5. Batasi usul dan saran hanya pada materi rapat yang sedang dibahas untuk menghindari overlap
  6. Pandai mengatur waktu, termasuk jika ada peserta rapat yang bicaranya bertele-tele saat mengemukakan pendapat
  7. Hindari mendominasi pembicaraan
  8. Gunakan bahasa yang jelas dan kalimat yang santun
  9. Catat seluruh usul, saran dan sanggahan dari peserta rapat (didelegasikan kepada notulen)
  10. Terakhir, bacakan hasil rapat dan ingatkan kembali untuk melaksanakan segala sesuatu yang sudah dihasilkan dalam rapat

Demikianlah Tips Memimpin Rapat Dengan Baik semoga bermanfaat. Dan jika Anda sebagai pemimpin rapat, cobalah melaksanakan Tips Memimpin Rapat Dengan Baik diatas agar tidak bertele-tele dan membosankan.

Akhirnya, sekiranya pembaca pak-sodikin.com hendak menambahkah dengan tips yang lain silahkan dimasukkan dalam form komentar yang telah tersedia dibawah artikel Tips Memimpin Rapat Dengan Baik ini.

tags: , ,